Intranet

Una intranet es un conjunto de servicios de Internet (por ejemplo, un servidor Web) dentro de una red local, es decir que es accesible sólo desde estaciones de trabajo de una red local o que es un conjunto de redes bien definidas invisibles (o inaccesibles) desde el exterior.

Extranet

Una extranet es una extensión del sistema de información de la empresa para los socios que están afuera de la red.
Debe obtenerse acceso a la extranet en el grado en que ésta proporciona acceso al sistema de información para personas que están fuera de la empresa.

Utilidad de una intranet

Una intranet dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran variedad de documentos para los empleados. Esto proporciona un acceso centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa, lo que se conoce como capitalización del conocimiento. Por lo tanto, generalmente se deben definir tanto los derechos de acceso de los usuarios de la intranet a los documentos que se encuentran allí como la autenticación de esos derechos para proporcionarles acceso personalizado a ciertos documentos.

En una intranet se puede disponer de documentos de cualquier tipo (de texto, imágenes, videos, sonido, etc.). Además, una intranet puede proporcionar una función de groupware muy interesante, es decir, permitir el trabajo en grupo. Éstas son algunas de las funciones que puede ofrecer una intranet:

• Acceso a la información sobre la empresa (tablero de anuncios)
• Acceso a documentos técnicos
• Motores de búsqueda para la documentación
• Intercambio de datos entre compañeros de trabajo
• Nómina del personal
• Dirección de proyectos, asistencia en la toma de decisiones, agenda, ingeniería asistida por ordenador
• Mensajería electrónica
• Foros de discusión, listas de distribución, chat directo
• Video conferencia
• Portal de Internet

Por consiguiente, una intranet favorece la comunicación dentro de la empresa y limita errores como resultado de un flujo de información reducido. Se debe actualizar la información disponible en la intranet para prevenir conflictos entre versiones.

Ventajas de una intranet

Una intranet permite construir un sistema de información a bajo coste (específicamente, el coste de una intranet puede estar perfectamente limitado a los costes de hardaware, mantenimiento y actualización, con estaciones de trabajo cliente que funcionan con navegadores gratuitos, un servidor que se ejecuta bajo Linux con un servidor Web Apache y el servidor de bases de datos MySQL).

Pero por otro lado, si consideramos la naturaleza "universal" de los medios que se utilizan, se puede conectar cualquier clase de equipo a la red local, es decir a la intranet.

Fases para la creación de Intranets y de Extranets

Las fases más importantes a tener en cuenta para la creación de la Intranets y Extranets son:

1. Información sobre la empresa u organismo que permitirá:
2. Marcar los objetivos y su utilidad como herramienta para lograr objetivos empresariales y valorarlos.
3. Definir e identificar la tipología de productos, servicios y comunicaciones que formaran parte de la Intranet o de la Extranet.
4. Analizar los aspectos legales, la seguridad y la protección y acceso a los datos e informaciones.
5. Analizar los costes y los beneficios de su creación.
6. Diseñar, crear los enlaces o vínculos e incorporar, si se cree oportuno, herramientas multimedia, audio, vídeo, animación, aplicaciones tridimensionales, interactivas, de realidad virtual, que transformen la Intranet o la Extranet .

Tanto las Intranets como las Extranets son herramientas de futuro para la empresa en general y para la empresa periodística en particular, son la puerta del mercado en red, del comercio electrónico, de nuevas formas de comunicación en el seno de las empresas y de las organizaciones, nuevas formas de transmitir información. Son la consecuéncia lógica de la universalización de Internet.